در این مقاله با ابزارهای مشهور و کارآمدی آشنا خواهید شد که به راحتی می‌توانید آنها را ضمیمه مجموعه برنامه‌های مایکروسافت آفیس کنید. آنها کار کردن با آفیس را برایتان لذت­بخش‌تر و ساده‌تر خواهند نمود، افزونه‌های فراوانی برای نرم‌افزارهای گروه آفیس وجود دارد، اما من بهترین­ها و پرکاربردترین­ها را برای ساده کردن کار با آفیس به شما معرفی خواهم کرد.

 
1 -  ذخیره­سازی فایل­ها در قالب PDF و یا XPS یکی از سئوال­هایی که تا به حال چندین بار از من پرسیده شده، درباره چگونگی ذخیره­سازی گزارش‌های Access به فرمت PDF بوده است. Adobe فایل­هایی را در فرمت PDF ایجاد می‌کند، این فرمت استاندارد، برای مشاهده مستندات گوناگون است. اپل با ایجاد فایل­های انعطاف‌پذیر باعث رشد و همه‌گیر شدن این نوع مستندات شده است. با مطالعه مطالب Open Standard از این آدرس اطلاعات خود را در این زمینه کامل­تر کنید.

http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=51502  XML Paper Specification  یا همان (XPS) بر پایه XML از سوی مایکروسافت طراحی شده است و مورد نیاز بسیاری از برنامه­نویسان می‌باشد و مایکروسافت برای رعایت اصول استانداردسازی بین مستندات و ارائه راه حل مناسب برای تغییر فرمت فایل­های خود به PDF، برای گروه نرم‌افزارهای آفیس 2007 اقدام به ارائه ذخیره­سازی فایل­ها در قالب PDF و یا XPS نموده است که در آدرس زیر قابل دسترس عموم است:
 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=en همچنین می‌توانید از افزونه‌های دیگر در این زمینه که توسط دیگر شرکت­های نرم‌افزاری ارائه شده است نیز استفاده کنید:  PDF995 : http://www.pdf995.com/ CutePDFWriter : http://www.cutepdf.com/ PrimoPDF : http://www.primopdf.com

 2 - فرمول­های ریاضی با Word نوشتن معادلات ریاضی یکی از دشوارترین کارها در Word می‌باشد. MathType یکی از ابزارهای ارائه شده در این زمینه می‌باشد که به راحتی می‌توانید انواع فرمول ریاضی را در برنامه Word، صفحات سایت، PowerPoint و خیلی محیط­های دیگر بنویسید .  این برنامه را می‌توانید از سایت زیر دریافت کنید.  (http://www.dessci.com/en/products/mathtype ) 

 همچنین مایکروسافت نیز در زمینه فرمول­نویسی افزونه دیگری ارائه کرده با نام مایکروسافت ریاضیات (Microsoft Math) با حجمی کم اما با قابلیت­های منحصربه­فرد، این افزونه را می‌توانید در Word 2007 استفاده کنید اما framework 2.0 را نیز نیاز دارید. نصب آن بر روی انواع ویندوز 2000 با بسته ترمیمی 4، ویندوز XP با بسته ترمیمی 2، ویندوز 2003 سرور و ویستا به­سادگی انجام می‌گیرد. پس از نصب این افزونه گزینه Add-Ins به منوهای برنامه Word اضافه می‌شود که برنامه Math زیر مجموعه آن است. برای دریافت مایکروسافت ریاضیات به این آدرس مراجعه کنید:
  (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=030fae9c-704f-48ca-971d-56241aefc764&displaylang=en )

 3­- Lookeen برای Outlook، هم 2003 هم 2007 با یک ابزار کوچک می‌توانید Outlook را زیر و رو کنید، اگر خواستید چنین کاری کنید کافیست افزونه Lookeen را از اینجا (http://www.lookeen.net ) دانلود و بر روی سیستم نصب کنید اما ... این افزونه پولی است ولی برای 14 روز می‌توانید به هر شکلی که دوست دارید تمام قمست­ها Outlook مانندmail, attachments, appointments, tasks, notes,  و contacts  جست‌وجو کنید. 

 4 - جست­وجوی فرامین حتماً برای شما هم پیش آمده، برای انجام کاری با شوق فراوان وارد یکی از برنامه‌های Office 2007 می‌شوید، دنبال ابزاری هستید تا کارتان را انجام دهید، اما به خاطر ندارید که ابزار مورد نظرتان در کدام منو مخفی شده است، مطمئنم کلافه و سردرگم خواهید شد و برای جست­وجوی ابزار مورد نظر، همه منوها را می‌گردید تا به مقصود خود برسید. از این پس در چنین شرایطی افزونه Search Command پشتیبان کاربران ناامید Office 2007 خواهد شد. این افزونه به شما اجازه می‌دهد تا در مورد ابزاری که نیاز دارید از او سؤال کنید و او شما را به مقصد برساند. ابزاری کوچک برای کاربران حواس­پرت. داشتم فراموش می‌کردم این افزونه را از این سایت دریافت کنید:
 (http://www.officelabs.com/projects/searchcommands/Pages/default.aspx )

5 -  MZ-Tools اگر قصد نوشتن کدهای VBA را دارید با MZ-Tools آنها را بنویسید، ابزاری که به راحتی نمونه کدهای از پیش نوشته شده را در اختیاریتان می‌گذارد و شما را سریع به مقصودتان خواهد رساند. این ابزار کارآمد را از مسیر (http://www.mztools.com/v3/mztools3.aspx ) دریافت کنید و لذت ببرید. 

 6 -  آنالیز کامل Access افزونه Total Access Analyzer به راحتی پایگاه اطلاعاتی شما را آنالیز می‌کند. این افزونه می‌تواند مشکلات پنهان و یا رموز فراموش شده پایگاه اطلاعاتی Access شما را نمایان کند. کارهایی از این قبیل که به کمک برنامه­نویسان می‌آید را به Total Access Analyzer  بسپارید. اگر دوست داشتید این افزونه را دانلود کنید به این آدرس سری بزنید: 
(http://www.fmsinc.com/MicrosoftAccess/BestPractices.html )

7 -  اشتباهات کدنویسی را با SimpleyVBA برطرف کنید اگر از افزونه شماره 5 استفاده کردید یا نکردید، حتماً از این افزونه استفاده کنید، چون به شما نشان خواهد داد که کدهای VBA نوشته شده اشکال دارد یا خیر. این افزونه را از این لینک بگیرید: 
(http://www.everythingaccess.com/simplyvba/globalerrorhandler/variablesinspector.htm )

 8 -  Personal Folders Backup نرم‌افزار Outlook انباری از تمام اطلاعات شماست، ایمیل (رایانامه)، تقویم، دفترچه تماس­ها و بسیاری موارد دیگر را در قالب فایل PST در بر می‌گیرد. اگر اتفاقی برای Outlook رخ دهد تمام مکاتبات شما و بسیاری از اطلاعات موجود از دست خواهد رفت. تهیه نسخه پشتیبان از آنها راهی است برای نجات شما و مکاتبات و سایر اطلاعات. مایکروسافت افزونه مفیدی در این زمینه ارائه داده است تا بتوانید از فایل PST مربوط به Outlook نسخه پشتیبان تهیه کنید. این افزونه را با حجم 160 کیلوبایت می‌توانید از آدرس 
(http://download.microsoft.com/download/e/0/f/e0f1a42b-e4bd-4306-a3d4-78ff9d2b22ca/pfbackup.exe ) دریافت کنید.

9 -  ابزار ادغام رایانامه مفهوم ادغام نامه پیچیده نیست اما کار دشواری است و در انجام آن محدودیت‌هایی وجود دارد. با استفاده از افزونه Mail Merge Toolkit به راحتی می‌توانید:  • موضوعات دلخواه و شخصی داشته باشید. • فایل­های مختلف به پیام خود ضمیمه کنید. • پیام خود را در قالب­های HTML و یا RTF، بدون نیاز به در نظر گرفتن موارد امنیتی ارسال کنید. • از طریق ابزار Publisher در قالب فایل GIF پیام ارسال کنید. این افزونه را از این آدرس دریافت کنید:  (http://www.mapilab.com/outlook/mail_merge ) 

10 -  ادغام PowerPoint با رایانامه فکرش رو هم نکنید، بدون این ابزار، راه بسیار دشواری در پیش خواهید داشت. اگر روزی نیاز شد فایل­های PowerPoint و یا فایل­های صوتی و تصویری و حتی فایل­های Excel را در یک رایانامه ارائه کنید بهتر است از افزونه PPTools Merge که در آدرس 
(http://www.pptools.com/merge/index.html ) در دسترس است، استفاده کنید.

11 - Narration Timing Tweaker با برنامه PowerPoint می‌توانید Slide show بسازید و برای پیش­برد بهتر، صداگذاری هم انجام دهید. اما برنده واقعی کسی است که بتواند همه نوع فایل صوتی را در فایل خود اضافه، تغییر و بازسازی کند. Narration Timing Tweaker افزونه­ایست که به شما اجازه همه نوع تغییر و تحول در فایل صوتی Slide show خواهد داد. آن را از
 (http://skp.mvps.org/nttweak.htm ) بخواهید.

12 - افزونه CrosseEyes برای Word اگر شما با فایل­های طولانی Word سرو کار دارید می‌دانید که زمان زیادی برای بازبینی از شما می­گیرند. برای حل این مشکل CrosseEyes کدهای داخل فایل­های Word را نمایش می‌دهد تا به شما کمک کند. این افزونه در سایت 
(http://www.levitjames.com/crosseyes/CrossEyes.html ) منتظر شماست.

13 - با Outlook پیامک بزن داشتن ابزاری برای ارسال پیامک از طریق کامپیوتر، بسیار مفید به نظر می‌رسد، این­طور نیست؟ اگر دوست داشتید چنین کاری را انجام دهید افزونه Microsoft Outlook SMS را دانلود و نصب کنید و موبایل خود را به کامپیوتر متصل کنید. توسط سیستم جهانی ارتباط موبایل، با استفاده از کامپیوتر و Outlook2003 و Outlook2007 هر قدر که دوست داشتید پیامک تایپ کنید و از طریق موبایل آن را ارسال کنید، البته تصور نکنید که ارسال پیامک رایگان خواهد بود. افزونه را از مایکروسافت بگیرید. 
(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=240080b4-986e-4afb-ab21-3af2be63508b&displaylang=en )

14 - افزونه AddInSpy در انتها باید افزونه مورد علاقه خودم رو، به شما هم معرفی کنم. این افزونه می‌تواند به گسترش افزونه‌های موجود و یا خلق یک افزونه جدید کمک کند. اما از طرف مایکروسافت پشتیبانی نمی‌شود. اطلاعات تکمیلی آن را مایکروسافت، در اختیار برنامه­نویسان قرار داده است.

منبع:

http://www.ccw.ir/content/70/default.aspx